Registro infortuni: abolizione e obblighi di comunicazione INAIL

Perché il registro infortuni cartaceo è stato abolito

Per decenni le aziende hanno annotato gli infortuni su un registro cartaceo vidimato. Quell'obbligo è stato soppresso: il D.Lgs. 151/2015, uno dei decreti attuativi del Jobs Act, ne ha disposto l'abolizione a decorrere dal 23 dicembre 2015, in coerenza con l'articolo 53 del D.Lgs. 81/2008.

La soppressione non nasce da un allentamento dei controlli, ma dal loro spostamento su base telematica. Il presupposto è l'avvio del SINP, il Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione, che centralizza i dati su infortuni e malattie professionali.

Il registro cartaceo, aggiornato manualmente e consultabile solo in azienda, è stato ritenuto uno strumento superato. La sua funzione informativa è assorbita dai flussi digitali che le imprese alimentano attraverso le comunicazioni all'INAIL.

Cosa ha sostituito il registro: SINP e cruscotto INAIL

Il SINP raccoglie e mette in relazione i dati provenienti da INAIL, enti pubblici e imprese, con finalità di orientamento della prevenzione. Non è un registro da compilare, ma un sistema informativo alimentato dai flussi esistenti.

Per la consultazione, l'INAIL ha reso disponibile il cruscotto infortuni, un applicativo che consente al datore di lavoro e ai soggetti abilitati di visualizzare gli infortuni denunciati per la propria azienda. È lo strumento che, di fatto, rende accessibili i dati un tempo contenuti nel registro.

Il passaggio al digitale ha unificato la fonte informativa: i dati non vanno più trascritti due volte, sul registro e nella denuncia, ma discendono dalle comunicazioni telematiche che l'azienda è comunque tenuta a inviare.

Gli obblighi di comunicazione e denuncia che restano

L'abolizione del registro non ha eliminato gli obblighi verso l'INAIL: li ha resi il canale unico di tracciatura. Restano distinti la comunicazione a fini statistici e informativi e la denuncia dell'infortunio con finalità assicurative, con tempistiche e presupposti diversi.

Le comunicazioni si effettuano in via telematica secondo le procedure INAIL. Poiché termini e modalità operative possono essere aggiornati, per le scadenze puntuali conviene fare riferimento alle istruzioni ufficiali dell'Istituto vigenti al momento dell'evento.

Cos'era e come funzionava il vecchio registro

Il registro infortuni era un documento cartaceo vidimato dall'organo di vigilanza, in cui il datore di lavoro annotava progressivamente gli infortuni con assenza dal lavoro superiore alla giornata dell'evento. Serviva come memoria storica consultabile in azienda e in ispezione.

Ogni annotazione riportava dati dell'infortunato, data ed ora dell'evento, cause, natura della lesione e giorni di assenza. Il registro andava conservato sul luogo di lavoro e mostrato agli organi di controllo che ne facessero richiesta.

Il limite era evidente: un dato chiuso in un fascicolo cartaceo, non comunicabile in tempo reale e duplicato rispetto alle denunce già inviate all'assicuratore. La digitalizzazione della pubblica amministrazione ha reso questo doppio binario superfluo.

L'abrogazione si inserisce in un disegno più ampio di semplificazione: eliminare gli adempimenti cartacei quando le stesse informazioni transitano già per canali telematici. Il registro è stato uno dei primi obblighi documentali a cadere in questa logica.

Il SINP e la finalità di orientare la prevenzione

Il Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione, previsto dall'articolo 8 del D.Lgs. 81/2008, raccoglie e integra i dati di più enti su infortuni, malattie professionali e rischi. Il suo scopo non è punitivo, ma conoscitivo.

Mettendo in relazione informazioni prima disperse, il SINP consente di indirizzare le politiche di prevenzione verso i settori e i rischi più critici, di programmare la vigilanza e di misurare l'efficacia degli interventi nel tempo.

Le aziende alimentano indirettamente questo sistema attraverso le comunicazioni che sono comunque tenute a inviare. Il singolo datore di lavoro non compila un nuovo registro: contribuisce a una banca dati nazionale con gli stessi atti che già gli competono.

Per il RLS e per chi si occupa di prevenzione, la disponibilità di dati aggregati è uno strumento di analisi: capire dove e come accadono gli infortuni è il presupposto per intervenire sulle cause anziché limitarsi a registrarne gli effetti.

Comunicazione statistica e denuncia: due obblighi distinti

È utile non confondere i due adempimenti che hanno ereditato la funzione del registro. La comunicazione a fini statistici e informativi riguarda anche gli infortuni più lievi, purché comportino almeno un giorno di assenza oltre a quello dell'evento.

La denuncia di infortunio, invece, ha finalità assicurative e scatta per gli eventi con prognosi superiore a tre giorni: è il presupposto perché l'INAIL riconosca le prestazioni al lavoratore. I due obblighi coesistono e non si escludono a vicenda.

Entrambi si assolvono in via telematica, sui servizi dell'Istituto. Poiché i termini operativi possono essere aggiornati, la fonte da consultare per le scadenze puntuali restano le istruzioni INAIL vigenti al momento dell'evento, più affidabili di qualsiasi promemoria fisso.

Registrazioni volontarie e analisi degli infortuni

L'abolizione del registro obbligatorio non impedisce all'azienda di tenere una propria memoria interna degli eventi. Molte organizzazioni continuano a raccogliere i dati sugli infortuni e i mancati infortuni a fini di prevenzione, indipendentemente dagli obblighi verso l'INAIL.

Questa registrazione volontaria alimenta l'analisi delle cause: capire perché un evento è accaduto è il presupposto per correggere procedure, attrezzature o organizzazione. È un uso attivo del dato, opposto alla mera annotazione che caratterizzava il vecchio registro.

Anche i quasi-infortuni, che non generano assenza e quindi nessun obbligo verso l'INAIL, sono preziosi: segnalano situazioni pericolose prima che producano un danno. Registrarli e analizzarli aiuta a intervenire in anticipo sulle condizioni di rischio.

In questa prospettiva, il superamento del registro cartaceo non riduce l'attenzione agli infortuni: la sposta dalla registrazione formale all'analisi sostanziale, coerente con l'obbligo di aggiornare la valutazione dei rischi dopo gli eventi significativi.

Cosa deve fare oggi il datore di lavoro

Il datore di lavoro non deve più procurarsi né vidimare alcun registro. Deve invece assicurare che ogni infortunio venga gestito attraverso i canali telematici INAIL, rispettando i termini della comunicazione statistica e della denuncia.

• Rilevare tempestivamente ogni infortunio e raccogliere le informazioni necessarie alle comunicazioni INAIL.
• Trasmettere in via telematica la comunicazione a fini statistici e la denuncia, secondo i rispettivi presupposti.
• Utilizzare il cruscotto infortuni per verificare e monitorare gli eventi registrati per la propria azienda.

La corretta gestione degli infortuni si lega alla prevenzione: il coinvolgimento del RLS, la formazione degli addetti al primo soccorso e l'analisi delle cause riducono la probabilità che l'evento si ripeta.