Preposto: chi è, come si individua e quali obblighi ha

Preposto: chi è nella definizione dell'art. 2 e chi lo è di fatto

L'art. 2, comma 1, lett. e) del D.Lgs. 81/2008 descrive il preposto come chi, "in ragione delle competenze professionali e nei limiti di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell'incarico conferitogli, sovrintende alla attività lavorativa e garantisce l'attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori".

Due verbi delimitano il ruolo: sovrintendere e garantire l'attuazione. Il preposto non elabora le regole né sceglie le attrezzature; è l'ultimo anello di controllo tra l'organizzazione e il gesto lavorativo concreto, il punto in cui le procedure scritte incontrano — o mancano — la realtà del turno.

Sono tipicamente preposti il capo cantiere, il capo turno di produzione, il capo officina, il responsabile di sala in un ristorante, il caposquadra della logistica. Per il principio di effettività dell'art. 299, la qualifica scatta anche senza investitura formale: chi in concreto dirige e controlla altri lavoratori ne assume gli obblighi e le responsabilità.

Gli esempi concreti aiutano a tracciare il confine. Il magazziniere esperto che affianca un neoassunto non è preposto; lo diventa se assegna le missioni ai carrellisti e verifica l'uso delle cinture di sicurezza sui mezzi. L'infermiere coordinatore che organizza i turni del reparto e controlla l'applicazione delle procedure di movimentazione dei pazienti esercita funzioni di preposto a tutti gli effetti.

L'individuazione obbligatoria introdotta dalla Legge 215/2021

La Legge 215/2021, convertendo il D.L. 146/2021, ha inserito nell'art. 18 la lettera b-bis: il datore di lavoro e il dirigente devono individuare il preposto o i preposti per la vigilanza. Nei contratti di appalto e subappalto, le imprese devono indicare al committente il personale che svolge tale funzione.

Quest'ultimo obbligo, previsto dall'art. 26, comma 8-bis, serve ai coordinamenti reali: il committente che riceve i nominativi sa a chi rivolgersi quando le squadre esterne operano nei suoi reparti, e l'assenza di un preposto indicato dall'appaltatore è un segnale d'allarme già in fase di qualifica del fornitore.

La stessa riforma ha stabilito che i contratti collettivi possano prevedere un emolumento specifico per lo svolgimento dell'incarico e che il preposto non possa subire pregiudizio per l'esercizio delle proprie funzioni. L'individuazione conviene anche all'azienda: rende tracciabile la catena della vigilanza che gli ispettori ricostruiscono dopo ogni infortunio.

L'atto di individuazione è distinto dalla delega di funzioni ex art. 16: non trasferisce obblighi del datore, ma formalizza una posizione già insita nell'organizzazione. In pratica assume la forma di una lettera d'incarico che identifica reparto o squadra sorvegliati, richiama gli obblighi dell'art. 19 e dà atto della formazione ricevuta.

Gli obblighi del preposto secondo l'art. 19 riformato

Il cuore del ruolo è la vigilanza attiva. L'art. 19, riscritto nel 2021, impone al preposto di sovrintendere e vigilare sull'osservanza degli obblighi di legge e delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e uso dei DPI, e di attivarsi quando rileva difformità.

La sequenza disegnata dalla norma è graduale ma senza vuoti: prima l'intervento correttivo con indicazioni al lavoratore, poi — se l'inosservanza persiste — l'interruzione dell'attività individuale e l'informazione ai superiori. Davanti a deficienze materiali, l'interruzione è invece immediata: il preposto non deve attendere che il rischio si concretizzi.

• In caso di comportamenti non conformi: intervenire per modificarli, fornendo le necessarie indicazioni di sicurezza; se l'inosservanza persiste, interrompere l'attività del lavoratore e informare i superiori diretti.
• In caso di deficienze di mezzi, attrezzature o altre condizioni di pericolo rilevate durante la vigilanza: interrompere temporaneamente l'attività e segnalare tempestivamente a datore di lavoro e dirigente.
• Verificare che soltanto i lavoratori istruiti accedano alle zone a rischio grave e specifico e richiedere l'osservanza delle misure di emergenza.
• Astenersi dal richiedere la ripresa dell'attività in presenza di pericolo grave e immediato e frequentare gli appositi corsi di formazione ex art. 37.

L'inosservanza è sanzionata dall'art. 56 con arresto o ammenda: il preposto è l'unica figura operativa, insieme a dirigenti e datore, punita penalmente per la sola omessa vigilanza, anche senza infortunio. La sanzione presuppone però poteri effettivi: un preposto lasciato senza strumenti per incidere non può essere chiamato a rispondere di ciò che non poteva impedire.

Come documentare la vigilanza: la prova che salva il preposto

Negli accertamenti dopo un infortunio, la domanda degli inquirenti è sempre la stessa: la vigilanza c'era ed era effettiva? Il preposto prudente lascia tracce: segnalazioni scritte delle deficienze al datore, annotazioni dei richiami sui comportamenti scorretti, verbali delle interruzioni disposte. Una segnalazione protocollata sposta la responsabilità su chi non ha rimediato.

In cantiere questa prassi si appoggia a strumenti esistenti: il giornale dei lavori, i verbali di coordinamento, le checklist di inizio turno sui ponteggi. In produzione funzionano i report di reparto e i moduli di segnalazione dei quasi-incidenti. L'importante è la data certa e la destinazione a un superiore identificato.

Il numero dei preposti va calibrato sull'organizzazione reale: un turno notturno senza alcun preposto presente è una lacuna di vigilanza che l'individuazione formale di un nominativo diurno non copre. Dove si lavora, qualcuno deve sovrintendere. Vanno previste anche le sostituzioni: ferie, malattie e trasferte del titolare della funzione richiedono un supplente già individuato e formato, altrimenti la copertura si interrompe proprio nei periodi di maggiore disorganizzazione.

Formazione del preposto e differenze con il dirigente

L'Accordo Stato-Regioni 2025 ha dedicato al preposto un corso specifico rafforzato, con aggiornamento a cadenza biennale ed erogazione ammessa solo in aula o videoconferenza sincrona: l'e-learning è escluso, in coerenza con l'art. 37, comma 7-ter. La formazione si aggiunge a quella dovuta come lavoratore, non la sostituisce.

I contenuti riflettono la natura del ruolo: tecniche di comunicazione per i richiami, riconoscimento delle prassi difformi, gestione dei conflitti con i colleghi sorvegliati, modalità di esercizio del potere di interruzione. Non è una versione lunga del corso lavoratori: è formazione a una funzione di comando intermedio.

Rispetto al dirigente, il preposto non organizza né decide: applica e fa applicare. Il dirigente predispone turni, risorse e procedure; il preposto verifica sul campo che le istruzioni siano rispettate. Un capo reparto che dispone di budget e potere organizzativo autonomo va inquadrato come dirigente, con obblighi ben più ampi.